Telefonassistent.de

Was haben Arztpraxen, Werkstätten, Physiotherapeuten und Hausverwaltungen gemeinsam?

Ganz einfach - sie alle erhalten täglich zahlreiche telefonische Standardanfragen, die neben der eigentlichen Tätigkeit abgearbeitet werden müssen. Das kostet nicht nur Nerven, sondern vor allem enorm viel Zeit.

Nach einer zufriedenstellenden Lösung konnte man bisher vergeblich suchen. Die Folgen sind endlose Warteschleifen, eintönige Anrufbeantworter und Frustration auf der einen Seite und Stress durch klingelnde Telefone sowie ständige Ablenkungen auf der anderen Seite.

Doch wie wäre es, wenn es eine Weiterentwicklung des klassischen Anrufbeantworters gäbe? Was sollte dieser Service können?

Wir haben uns diesem Problem gewidmet und eine universal in allen Branchen einsetzbare Lösung entwickelt: Die VITAS Plattform für virtuelle Telefonassistenten.

Was kann man sich darunter vorstellen?

Über die VITAS Plattform können Sie sich mit wenigen Klicks einen eigenen Telefonassistenten für Ihr Unternehmen konfigurieren, der für Sie und Ihr Team an’s Telefon geht. Dank künstlicher Intelligenz (KI) ist der smarte Telefonassistent dabei mehr als ein Anrufbeantworter. Er ist vielmehr in der Lage ein natürliches Gespräch zu führen sowie aus dem Telefonat entnommene Informationen korrekt zu erkennen und einzuordnen. Dies ist möglich, da die zugrundeliegende KI bereits seit mehreren Jahren auf die Spracherkennung trainiert wurde und im laufenden Einsatz weiter dazulernt. Gerne können Sie ergänzende Informationen zur Technologie und Funktionsweise in einem weiteren Artikel nachlesen.

So erkennt der digitale Assistent beispielsweise, wenn der Anrufende ein Geburtsdatum oder eine Adresse nennt. Diese Daten werden daraufhin aufgenommen und hinterfragt, wenn etwas damit nicht stimmt, z. B. die Adresse nicht existiert. Doch auch andere Informationen wie Namen, Ja-/Nein-Fragen oder auch etwas völlig anderes, wie der Name eines Medikaments, können einfach und unkompliziert abgefragt werden.

Bei der Konfiguration Ihres neuen smarten Mitarbeiters sind Ihnen keine Grenzen gesetzt. Sie entscheiden, welche Anrufanliegen Ihr digitaler Telefonassistent aufnimmt und welche Daten er jeweils abfragt. Sogar komplexe Gespräche, deren Verlauf von verschiedenen Bedingungen abhängt, können in der Plattform übersichtlich abgebildet werden. Anschließend werden die Gesprächsinformationen automatisiert aufbereitet und Ihnen strukturiert in Textform zur Verfügung gestellt. So können Sie und Ihre Mitarbeitenden sich auf die tägliche Arbeit konzentrieren und sind gleichzeitig rund um die Uhr telefonisch erreichbar. Diesen Service werden Ihre Kund:innen bzw. Patient:innen auf jeden Fall zu schätzen wissen. Die eingegangenen Anrufe erledigen Sie einfach in Ruhe, sobald Zeit dafür ist.

Je nach verwendeter Software können über eine Schnittstelle Termine sowie Reservierungen vollkommen automatisiert vereinbart werden, z.B. mit samedi für Arztpraxen oder resmio für Restaurants. Weitere Integrationspartner für den Terminvereinbarungsassistent können Sie jederzeit innerhalb der Plattform einsehen.

Auswahl beispielhafter Anrufanliegen:

Rückrufwünsche
Terminvereinbarungen
Rezept- und Überweisungsbestellungen in Arztpraxen
Schadensmeldungen bei Hausverwaltungen
Terminabsagen für Sportkurse
Reservierungen in Restaurants
und viele weitere
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Obwohl bestimmte Anrufanliegen häufiger auftreten (z.B. Rückrufwünsche), ist jedes Unternehmen individuell. Überlegen Sie sich daher genau, welche Anliegen in Ihrem Betrieb vorkommen und welche Informationen Sie für die weitere Bearbeitung benötigen. Wir empfehlen Ihnen sich zu Beginn mit der Plattform vertraut zu machen und verschiedene Anrufszenarien durchzuspielen. Auf diese Weise finden Sie am besten heraus, wie Ihr individueller digitaler Assistent Sie und Ihre Mitarbeitenden effizient unterstützt.

Ist das nicht zu kompliziert?

Bei der Entwicklung des Telefonassistenten haben wir einen klaren Fokus gelegt: Maximaler Mehrwert bei höchster Nutzerfreundlichkeit.

Weiterleitung einrichten, im Browser einloggen und loslegen.

Sie brauchen also weder technische Vorkenntnisse, noch spezielle Soft- bzw. Hardware, um Ihre eingehenden Anrufe automatisiert beantworten zu lassen. Eine Weiterleitung kann in nahezu jeder Telefonanlage problemlos eingerichtet werden. So können Sie auch die öffentlich bekannte Rufnummer Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Praxis behalten.

Im Folgenden beschreiben wir Ihnen den Einrichtungsprozess in der VITAS Plattform:

Selbstständige Registrierung für die kostenfreie und unverbindliche 30-tägige Testphase
E-Mail-Bestätigung und erster Login mit Ihren persönlichen Anmeldedaten
Festlegen von Begrüßungs- und Abschlusssatz
(optional) Weitere Einstellungen, wie Stimme des Assistenten, Kalenderintegration, etc.
Anlegen Ihres ersten Szenarios (= Anrufanliegen), z.B. Rezeptbestellung für eine Arztpraxis
Hinzufügen von Fragen innerhalb des Szenarios, z.B. Name, Geburtsdatum, gewünschtes Medikament, etc.
Einrichtung der Weiterleitung
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All diese Schritte sind unkompliziert und innerhalb von nur 60 Minuten erledigt. Anschließend nimmt Ihr digitaler Telefonassistent eingehende Anrufe direkt entgegen, sodass Sie und Ihr Team sich in Ruhe Ihren Aufgaben widmen können.

Sollten bei der Einrichtung oder während der Nutzung der Plattform dennoch Fragen aufkommen, finden Sie die Antwort in unserem umfangreichen Hilfebereich.

Aber funktioniert das überhaupt?

Ganz klar: Ja! Zum einen konnte der digitale Telefonassistent von VITAS sich in der Vergangenheit in mehreren Projekten beweisen und hat verschiedenste Herausforderungen erfolgreich gemeistert.

Ein Beispiel hierfür ist der Corona-FAQ-Bot, den wir für die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) entwickelt haben. Dort hat unser Telefonassistent unter der bundesweiten Hotline 116-117 über 50.000 Anrufe entgegengenommen und häufig gestellte Fragen rund um Corona beantwortet. Somit blieb dem Callcenter-Team mehr Zeit und Konzentration für die Bearbeitung komplexerer Anliegen. Für mehr Infos können Sie die komplette KBV-Case Study hier herunterladen.

Zum anderen werden seit der offiziellen Veröffentlichung der VITAS Plattform im April 2022 täglich mehrere tausend Anrufe durch den digitalen Telefonassistenten verarbeitet.

Damit Sie sich besser vorstellen können, wie Sie in der Praxis vom Einsatz des digitalen Telefonassistenten profitieren, stellen wir Ihnen im folgenden zwei Beispiele zufriedener Kund:innen vor:

Das Hausarztzentrum Eiterfeld wurde 2018 als Pilotprojekt eröffnet, das die ganzheitliche medizinische Versorgung in ländlichen Gebieten sicherstellen soll. Da hier mehrere Fachärzt:innen unter einem Dach vereint sind, ist der Andrang auf die Arztpraxis groß, was sich in einem hohen Anrufaufkommen widerspiegelt. VITAS übernimmt monatlich rund 2.500 Anrufe für das Hausarztzentrum und ermöglicht hierdurch eine Zeitersparnis von 70 % bei der Bearbeitung telefonischer Anfragen. Bei Interesse steht die komplette Case Study für Sie zum Download bereit.

Ein weiterer beeindruckender Anwendungsfall ist das zentral gelegene Rehazentrum Wöhrder Wiese aus Nürnberg. Hier mussten Nachrichten auf dem Anrufbeantworter mehrmals täglich in einstündigen Abhörsessions abgearbeitet werden. Dank dem smarten Telefonassistenten von VITAS fällt diese eintönige Aufgabe nun weg, wodurch das Rehazentrum eigenen Angaben zufolge rund 2.300 € monatlich einspart. Laden Sie auch hier gerne unsere Case Study herunter, um mehr Einblicke zu erhalten.

Kann man das testen?

Auf Worte müssen Taten folgen! - Nachdem wir zu Genüge vom smarten Telefonassistenten geschwärmt haben, möchten wir Ihnen zeigen, wie er sich in der Praxis schlägt.

Starten Sie noch heute in Ihre unverbindliche und kostenfreie Testphase, um sich selbst vom smarten Telefonassistenten zu überzeugen. In den 30 Tagen haben Sie genügend Zeit verschiedene Anrufanliegen und Formulierungen auszuprobieren und den Assistenten für Ihren individuellen Anwendungsfall zu konfigurieren.

30 Tage kostenlos testen

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