Mit der VITAS App steuern Sie die wichtigsten Funktionen des digitalen Telefonassistenten an einem Ort. Verwalten Sie Anrufe, Anliegen, Gesprächsabläufe, Integrationen und Erweiterungen einfach und übersichtlich.
Die VITAS Plattform bündelt Anrufe, Anliegen und Gesprächsverläufe an einem zentralen Ort. Sie behalten den Überblick über eingehende Anfragen und passen Ihren Assistenten mit individuellen Gesprächsabläufen für verschiedene Anliegen wie Terminwünsche, Rezeptbestellungen oder Rückrufbitten an.
Unsere Plattform bündelt alle wichtigen Funktionen Ihres KI-Telefonassistenten an einem Ort. Von der Übersicht eingehender Anrufe über die Gestaltung individueller Abläufe bis zur Anpassung verschiedener Einstellungen steuern Sie Ihre Telefonprozesse einfach und flexibel.
Mit der VITAS App verwalten Sie alle eingehenden Gespräche und erfassten Anliegen an einem zentralen Ort. Die Plattform bereitet jeden Anruf strukturiert auf und stellt wichtige Informationen übersichtlich zusammen. Sie prüfen Gesprächsdetails, ergänzen bei Bedarf Informationen und verfolgen die weitere Bearbeitung. Über die hinterlegten Gesprächsverläufe und Audioaufnahmen erhalten Sie jederzeit einen vollständigen Einblick in die Kommunikation.
Mit Szenarien gestalten Sie Ihre Telefonassistenz passend zu Ihren Abläufen. Sie legen fest, welche Anliegen er bearbeitet, welche Fragen er im Gespräch stellt und welche Informationen erfasst werden sollen. So erstellen Sie strukturierte Gesprächsabläufe für unterschiedliche Anrufgründe wie Terminwünsche, Rezeptbestellungen, Rückrufbitten oder individuelle Anfragen. Neue Szenarien ergänzen Sie flexibel, wenn sich Ihre Anforderungen verändern.
Mit der VITAS Plattform passen Sie die Kommunikation an Ihre individuellen Anforderungen an. Sie verwalten zentrale Einstellungen wie Öffnungszeiten, Begrüßungen, Stimmauswahl und Datenschutzvorgaben an einem Ort. Zusätzlich legen Sie fest, wie Anrufe entgegengenommen werden und welche Informationen bei der Gesprächsführung berücksichtigt werden. So richten Sie die Abläufe passend zu Ihrer Organisation ein und halten die Konfiguration aktuell.
Mit der Online-Rezeption bieten Sie Ihren Patient:innen oder Kund:innen eine zusätzliche Möglichkeit, Anliegen direkt über Ihre Website zu klären. Die digitale Lösung erfasst Anfragen automatisiert, beantwortet häufige Fragen und unterstützt Sie beispielsweise bei der Aufnahme von Terminwünschen. So schaffen Sie eine durchgängige Erreichbarkeit über verschiedene Kontaktpunkte und reduzieren wiederkehrende Anfragen im Arbeitsalltag.
Neben den zentralen Funktionen für Ihre Telefonie unterstützt Sie die VITAS Plattform mit zahlreichen praktischen Erweiterungen im Alltag. Funktionen wie Audiotranskripte, Anrufdetails, Schnellantworten oder die Sprachauswahl helfen Ihnen, Gespräche noch effizienter zu bearbeiten, Informationen schneller verfügbar zu machen und die Kommunikation flexibel an Ihre Anforderungen anzupassen.
Mit unserer Anrufübersicht entgeht Ihnen kein Detail über die eingegangen Anrufe. Alle relevanten Informationen können direkt eingesehen werden. Zusätzlich können Sie die Anrufe hier bearbeiten oder Notizen hinterlassen.
Zu jedem Gespräch erhalten Sie eine übersichtliche Chatansicht. So können Sie den Gesprächsverlauf und die Antworten des Anrufenden im Detail nachvollziehen. Über den Audiomitschnitt können Sie das Gespräch außerdem jederzeit nachträglich anhören.
Bestimmen Sie selbst, wie sich Ihr Assistent während und außerhalb Ihrer Öffnungszeiten verhält. Hinterlegen Sie individuelle Regeln für Feierabend, Wochenenden, Feiertage oder Betriebsurlaub und entscheiden Sie, welche Anliegen auch außerhalb Ihrer regulären Zeiten angenommen werden sollen.
Passen Sie Ihren Assistenten jederzeit selbst an, ganz ohne Programmierkenntnisse oder komplizierte Prompts. In unserem übersichtlichen Editor finden Sie alle wichtigen Einstellungen bereits fertig aufbereitet und können sie einfach per Mausklick anpassen.
Wenn es individueller werden soll, bieten Ihnen erweiterte Konfigurationsmöglichkeiten noch mehr Spielraum.
Für die häufigsten Anrufgründe bieten wir Ihnen fertige Vorlagen, die Sie direkt verwenden können. So ist Ihr Assistent schnell einsatzbereit und kann die gängigsten Anliegen von Anfang an zuverlässig bearbeiten. Und wenn Sie später etwas ändern möchten, können Sie jede Vorlage jederzeit individuell an Ihre Anforderungen anpassen.
Nicht jedes Anliegen kann oder soll der Assistent selbst bearbeiten. Legen Sie einfach fest, wann ein Anruf an Ihr Team weitergeleitet werden soll, zum Beispiel bei bestimmten Anliegen oder wenn persönliche Unterstützung erforderlich ist.
Der Assistent erkennt die passenden Situationen und leitet den Anruf automatisch an die richtige Stelle weiter. Alternativ kann er direkt ein Ticket erstellen, damit das Anliegen anschließend bearbeitet werden kann.
Lassen Sie sich per E-Mail benachrichtigen, sobald ein neuer Anruf eingegangen ist. So bleiben Sie immer auf dem Laufenden – ohne die Plattform dauerhaft geöffnet haben zu müssen.
Hinterlegen Sie wichtige Informationen zu Ihrem Unternehmen zentral in Ihrer eigenen Wissensdatenbank. Der Assistent kann während eines Gesprächs automatisch auf diese Informationen zugreifen und sie direkt für die Beantwortung von Fragen nutzen.
Erweitern Sie Ihren Assistenten um weitere Sprachen und ermöglichen Sie Anrufenden, in ihrer bevorzugten Sprache zu kommunizieren.
Der Assistent erkennt die gewählte Sprache und führt das Gespräch entsprechend weiter. So bleiben Ihre Abläufe auch bei internationalen Anrufenden oder einer vielfältigen Kundschaft strukturiert und verständlich.
Geben Sie Ihrem Assistenten eine ganz persönliche Stimme. Mit der Sprachklon-Funktion können Sie Ihre eigene Stimme digital abbilden und für den Assistenten verwenden. So klingt Ihr Assistent noch persönlicher und passt sich ganz an Ihre Marke und Ihren Auftritt an.
Bestimmen Sie, wie Ihr Assistent Gespräche führt. Legen Sie fest, wie er auftritt, welche Rolle er übernimmt und wie er auf unterschiedliche Anliegen reagiert.
Viele Anrufe drehen sich um wiederkehrende Themen. Der KI-Telefonassistent von VITAS führt gezielt durch die wichtigsten Fragen, damit Anliegen vollständig erfasst und anschließend ohne Rückruf bearbeitet werden können.Sie können weitere Szenarien ergänzen, wenn sich Abläufe ändern oder neue Anforderungen dazukommen. So bleibt der Anrufassistent eine mitwachsende Lösung.
Sie können weitere Szenarien ergänzen, wenn sich Abläufe ändern oder neue Anforderungen dazukommen. So bleibt der KI-Anrufassistent eine mitwachsende Lösung.
Die VITAS Application lässt sich flexibel in Ihre vorhandenen Systeme integrieren. Von der Terminverwaltung über Tickets bis hin zu Kalendereinträgen. Durch die Zusammenarbeit mit ausgewählten Integrationspartnern entstehen durchgängige Prozesse, die Informationen automatisch weitergeben und manuelle Nacharbeit reduzieren. Das Integrationsangebot wird kontinuierlich erweitert, um neue Anwendungsfälle zuverlässig abzudecken.
Mit dem Pro-Paket erweitern Sie Ihre VITAS App um zusätzliche Funktionen für mehr Steuerung, Auswertung und Anpassung im Alltag. So können Sie Ihre digitalen Telefonprozesse noch genauer auf Ihre Anforderungen abstimmen. Aber auch ohne Pro-Paket profitieren Sie regelmäßig von neuen Funktionen und Weiterentwicklungen, die Ihnen automatisch zur Verfügung stehen.
Verbinden Sie die VITAS Plattform mühelos mit Ihren bevorzugten Partner-Systemen, um beispielsweise Termine vollautomatisiert zu vereinbaren und Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren.
Zusätzlich steht Ihnen eine flexible Webhook-Schnittstelle zur Verfügung: Bei definierten Ereignissen – etwa einer Nutzerinteraktion mit dem Telefonassistenten oder Chatbot – werden automatisch Daten an eine externe URL übertragen. So lassen sich Informationen nahtlos in Ihre eigenen Systeme weiterleiten und verarbeiten.
Erhalten Sie einen grundlegenden Überblick über die Arbeit, die Ihr persönlicher Assistent für Sie leistet. Hierzu gehören beispielsweise Daten und Grafiken zur Anzahl täglicher Anrufe und der Anrufgründe, wegen derer Sie häufig kontaktiert werden.
Schalten Sie zusätzliche Premium-Stimmen optional nach Ihren individuellen Anforderungen frei. Wählen Sie aus einer Vielzahl an exklusiven Stimmen, die perfekt zu Ihrem Unternehmensprofil passen und Ihre Anrufenden mit einer professionellen und persönlichen Note beeindrucken
Behalten Sie stets die Kontrolle und vergeben Sie spezifische Rollen- und Zugriffsrechte
Mit dieser Funktion können Sie bestimmte Telefonnummern so konfigurieren, dass sie direkt durchgestellt werden, ohne den Telefonassistenten zu durchlaufen. Ideal für wichtige Kontakte wie Lieferanten, Personal oder Kolleg:innen
Sie erhalten mehr Möglichkeiten für eine noch detailreichere und natürlichere Gesprächsführung, indem Sie innerhalb von Szenarien von mehr als fünf Verzweigungen Gebrauch machen können.
Nutzen Sie die Vorteile einer direkten Anbindung an Ihre Telefonanlage per SIP-Trunk für eine reibungslose Kommunikation
Ergänzend zu unserem kostenfreien Standard-Onboarding erhalten Sie eine individuellere Betreuung mit mehr Zeit und einem zusätzlichen Check-In durch unser Customer Success Team, um nach einiger Zeit der Nutzung nochmal eine Optimierung der Konfiguration vorzunehmen.
Passen Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen an Ihre individuellen Bedürfnisse an
Mit unseren spezialisierten Add-ons erweitern Sie die Möglichkeiten Ihres Assistenten für komplexere Anwendungsfälle. So passen Sie die Plattform an besondere Anforderungen an, zum Beispiel bei Website-Anfragen, mehreren Sprachen, Anschlusskommunikation oder erweiterten Auswertungen.
Der Chatbot wird in Form einer Online-Rezeption direkt auf Ihrer Website eingebunden und beantwortet häufige Fragen automatisiert – rund um die Uhr. Als textbasierte Ergänzung zur Telefonlösung nutzt er dieselbe intelligente Logik zur strukturierten Erfassung von Anliegen. Ideal für die erste Kontaktaufnahme oder zur Entlastung bei wiederkehrenden Anfragen.
Der Chatbot wird in Form einer Online-Rezeption direkt auf Ihrer Website eingebunden und beantwortet häufige Fragen automatisiert – rund um die Uhr. Als textbasierte Ergänzung zur Telefonlösung nutzt er dieselbe intelligente Logik zur strukturierten Erfassung von Anliegen. Ideal für die erste Kontaktaufnahme oder zur Entlastung bei wiederkehrenden Anfragen.
Erweitern Sie Ihre telefonische Erreichbarkeit, indem Sie zusätzliche Sprachen freischalten. So können Anrufende in ihrer bevorzugten Sprache kommunizieren, während Abläufe weiterhin strukturiert bleiben. Die Multilingualitäts-Funktion eignet sich besonders für internationale Zielgruppen oder vielfältige Kund:innenstrukturen.
Erweitern Sie Ihre telefonische Erreichbarkeit, indem Sie zusätzliche Sprachen freischalten. So können Anrufende in ihrer bevorzugten Sprache kommunizieren, während Abläufe weiterhin strukturiert bleiben. Die Multilingualitäts-Funktion eignet sich besonders für internationale Zielgruppen oder vielfältige Kund:innenstrukturen.
Der Messenger ermöglicht eine sichere Weiterführung der Kommunikation nach dem Anruf. Anrufende können per E-Mail oder SMS zu einem Chat eingeladen werden, um Rückfragen oder Details in Ruhe zu klären. So lassen sich Anliegen flexibel und ohne Zeitdruck bearbeiten.
Der Messenger ermöglicht eine sichere Weiterführung der Kommunikation nach dem Anruf. Anrufende können per E-Mail oder SMS zu einem Chat eingeladen werden, um Rückfragen oder Details in Ruhe zu klären. So lassen sich Anliegen flexibel und ohne Zeitdruck bearbeiten.
Mit Advanced Management erhalten Unternehmen detaillierte Analyse- und Filterfunktionen für ihre Telefonprozesse. Besonders für größere Organisationen oder mehrere Standorte bietet das Add-on eine übersichtliche Aufbereitung komplexer Daten. So behalten Sie jederzeit den Überblick und können Abläufe gezielt optimieren.
Mit Advanced Management erhalten Unternehmen detaillierte Analyse- und Filterfunktionen für ihre Telefonprozesse. Besonders für größere Organisationen oder mehrere Standorte bietet das Add-on eine übersichtliche Aufbereitung komplexer Daten. So behalten Sie jederzeit den Überblick und können Abläufe gezielt optimieren.
Testen Sie die VITAS Plattform 30 Tage lang kostenlos und lernen Sie die wichtigsten Funktionen direkt auf unserer Plattform kennen. Starten Sie unverbindlich und richten Sie Ihre digitale Telefonie in nur wenigen Schritten ein.
Unser Telefonassistent eignet sich für verschiedene wiederkehrende Telefonanliegen. Dazu gehören zum Beispiel Terminvereinbarungen, Rezeptbestellungen, Überweisungsanfragen oder Rückrufbitten. Für individuelle Anforderungen können Sie außerdem eigene Gesprächsabläufe erstellen und festlegen, welche Informationen abgefragt und wie Anliegen dokumentiert werden sollen.
Ja, Sie können ohne Probleme auch mehrere Standorte oder Abteilungen verwalten. Hier bietet es sich an, für jeden Standort/jede Abteilung eine eigene VITAS Lizenz zu erwerben. So erhalten Sie für jeden Bereich eine eigene Nutzeroberfläche, die durch das Personal am jeweiligen Ort verwaltet werden kann.
Die Plattform zeigt eingehende Anrufe als übersichtliche Tickets, transkribiert Gespräche automatisch und stellt alle wichtigen Informationen zentral bereit. Sie können Anrufgründe konfigurieren, Gesprächsabläufe anpassen, Kommentare hinterlegen, Bearbeitungsstände verwalten und Details zu einzelnen Anfragen nachvollziehen.
Zusätzlich lassen sich je nach Paket Funktionen wie Statistiken, Benutzerverwaltung, Benachrichtigungen, direktes Durchstellen, Sprachauswahl, Audiotranskripte oder Voice Cloning nutzen.
Ja, es können auch mehrere Rufnummern (z.B. von verschiedenen Teammitgliedern oder Standorten) weitergeleitet werden. Dadurch kann der VITAS Telefonassistent Ihr gesamtes Team oder auch mehrere Standorte im Telefondienst unterstützen. Hier empfehlen wir jedoch für jeden Standort/jede Abteilung eine eigene VITAS Lizenz zu nutzen, sodass alle Anrufe themenspezifisch in der Plattform gesammelt werden und die Anruferinformationen in der richtigen Abteilung landen.
Für die Einrichtung benötigen Sie lediglich drei Dinge:
1. Einen aktuellen Internetbrowser
2. Eine Rufnummerweiterleitung in Ihrer Telefonanlage sowie
3. Etwa 1 Stunde Einrichtungszeit - ganz ohne technische Kenntnisse.
Sollten Sie bei der Einrichtung zusätzlich Unterstützung brauchen, stehen Ihnen zahlreiche Tutorial-Videos und Hilfeartikel zur Verfügung.
